Règlement d’Ordre Intérieur – Brussels Chapter Belgium

ROI

R.O.I.

1. Respect de la Charte du HOG

Le présent règlement d’ordre intérieur implique avant tout le respect de la Charte du H.O.G.

2. Inscription au Chapter

Préalable : toute personne non inscrite au Chapter aura la possibilité de participer & UNE et UNE SEULE activité organisée par le Chapter (sortie, réunion, souper, etc.) afin d’avoir un aperçu de ce en quoi il consiste. Cette personne devra obligatoirement être inscrite au Chapter pour pouvoir participer à toute autre activité par la suite.

Les formalités d’inscription au Chapter se feront auprès du/de la secrétaire ou du/de la Membership Officer ou, en leur absence, auprès d’un membre du Comité du « Brussels Chapter Belgium ».

a) Le candidat membre devra préalablement à toute inscription :

Veiller à être inscrit au HOG en tant que membre effectif « full member », être parrainé par un membre portant les couleurs
Prendre connaissance de la Charte du HOG et du présent règlement d’ordre intérieur.
Remplir et signer le formulaire d’inscription prévu à cet effet. Ce formulaire est destiné principalement à recueillir les données de contact des candidats membres ; Par la suite, si les coordonnées inscrites devaient être modifiées il appartient au candidat membre de le signaler le plus rapidement possible au/à la Secrétaire ou au/à la Membership Officer.

b) Le candidat membre devra confirmer son inscription au Chapter :

En faisant preuve de son affiliation au HOG. Il montrera obligatoirement sa carte de membre HOG en ordre de validité. Si cela s’avérait impossible pour une quelconque raison, le candidat membre veillerait à se mettre en ordre dans les plus brefs délais. Au besoin le/la Secrétaire ou Membership Officer l’assistera.
En s’acquittant du paiement de la cotisation.

c) Annuellement, en janvier ou au plus tard avant l’Assemblée Générale, chaque membre devra se réinscrire en confirmant au/à la Secrétaire ou Membership Officer l’exactitude des données personnelles reprises dans les fichiers du Chapter et en s’acquittant du paiement de la cotisation sur le compte du Chapter.

d). Le(s) membre(s) associé(s)
Chaque membre effectif peut inscrire au Chapter un membre associé.
Le membre associé peut porter les couleurs au même titre que le membre effectif qui lui est attaché. Un membre associé doit obligatoirement payer la cotisation au HOG, il devra être inscrit au HOG en tant que « membre associé » (associate member) pour bénéficier de tous les avantages du HOG.

3. Cotisation

La cotisation annuelle s’élève à 35€ pour les membres effectifs et à 20€ pour les membres associés.

La cotisation est due au plus tard fin janvier ou pour l’Assemblée Générale annuelle. Pour les inscriptions enregistrées à partir du week-end « Portes Ouvertes H-D » de septembre, elle sera valable pour la totalité de l’année qui suit. En cas de modification du montant de la cotisation annuelle, la différence due sera demandée comme aux autres membres en janvier.

4. Période d’intégration pour pouvoir intégrer le Chapter

Suite à son inscription, le candidat membre se verra attribuer le statut de « débutant » pour une période de 12 mois minimum. Il s’agit d’une période d’observation permettant, d’une part, au candidat membre de prendre le temps pour s’intégrer au Chapter et constater s’il y trouve un intérêt suffisant, d’autre part, aux membres du Chapter d’apprendre à connaître le candidat membre et de juger de son intégration au Chapter.

Durant la période d’intégration, le candidat membre devra s’acquitter de certaines tâches définies sur la « Carte d’Obtention des Couleurs » qui lui est remise lors de son inscription (aide au Club House, participation au Ride Out du Chapter, participation à des Ride Out extérieurs, etc.). Chaque activité sera validée par la signature d’un membre du Bureau présent.

Au terme de la période d’intégration et moyennant une « Carte d’Obtention des Couleurs » dument remplie, le candidat deviendra alors membre effectif ou associé et obtiendra le droit de « porter les Couleurs » (Large Chapter Patch), moyennement paiement.

Le candidat membre n’aura le droit de porter que les petits et grands aigles du HOG, ainsi que la petite « banane » du Chapter (Small Chapter Patch).

Il sera autorisé à porter ses Couleurs jusqu’à ce qu’il quitte le Chapter ou en soit exclu comme le prévoit la Charte.

5. Devoirs des membres

Le statut de membre implique les devoirs suivants :

Être affilié au HOG pour pouvoir intégrer le Chapter
Être en ordre de cotisation Chapter
Avoir rempli le formulaire d’inscription au Chapter ainsi que le document de décharge.
Accepter et respecter les règles de la Chartre HOG et le présent règlement du « Brussels Chapter Belgium ».
Être en permanence en règle avec la législation dans tous les domaines où sa responsabilité pourrait être engagée envers les membres du Chapter ainsi qu’envers les tiers à l’occasion de manifestations ou d’événements organisés par le Chapter.
Accepter, en matière de droit commun, la pleine et entière responsabilité de ses actes dans toutes manifestations ou événements organisés par le Chapter.
Être en ordre en matière d’assurance et de permis de conduire.
Accepter et respecter les règles de moralité et de bonne conduite.
Être client chez « Harley Davidson Mons ».
Représenter au mieux la concession de Mons, la promouvoir et en donner une image positive.

Tout membre ayant des propos ou des comportements négatifs envers soit la concession soit le Chapter soit les autres membres du Chapter se verra adresser un avertissement. Le comité pourra procéder à son exclusion, conformément à la Charte en fonction de la gravité des faits.

Le port des couleurs est souhaitable et recommandé lors des sorties du Chapter, réunions visites à la concession ou lors de tout autre événement dans lequel le Chapter peut être représenté.

La pose de signes ostentatoires faisant état d’une obédience spirituelle, politique ou philosophique aux côtés des insignes du Chapter et du HOG est formellement interdite.

6. Droits des membres

Le statut de membre octroie les droits suivants :

droit de participer à toutes les activités du Chapter après son inscription ;
droit de porter les couleurs représentées par la grande « banane » (large chapterpatch)

7. Activités

Les événements et les activités du Chapter sont sous la seule responsabilité du Chapter local. Ces événements et ces activités peuvent inclure des activités centrées sur la famille et ne présentant pas de risque, les balades, rallyes, concentrations qui sont de nature à promouvoir une image positive de la moto et qui donnent envie de devenir membre du Chapter.

8. Missions et obligations des Officers

Le Concessionnaire, le Directeur, l’Assistant-Directeur, le/la trésorier(ère) et le/la Secrétaire constituent le « Bureau ». Celui-ci pourra se réunir en vue de préparer certaines réunions de Comité et pourra prendre des décisions lorsque celles-ci s’avèreront devoir être prises rapidement dans l’intérêt du Chapter et/ou de la concession. Le Comité en sera averti le plus rapidement possible. En cas d’urgence, le concessionnaire sera seul habilité à prendre une décision.

Tout Officer se devra de porter avec respect et fierté les couleurs du HOG et les insignes de sa fonction lors de toutes les activités Chapter.

Tout Officer se doit d’avoir une attitude constructive, de respecter les décisions prises à la majorité par le Comité, même s’il a émis un avis contraire, et de respecter la discrétion sur les sujets évoqués en Comité si cela est jugé nécessaire. Les réunions du Comité se tiendrons bimestriellement à huis clos. Seuls les membres du Comité peuvent prendre part, ainsi que toute personne invitée par ce dernier dans le but de favoriser l’organisation d’une activité précise ou la gestion du Chapter en général. Ces invités ne participeront qu’aux débats des sujets qui les concernent.

Tout Officer se devra d’être plus disponible que la plupart des membres pour participer à la gestion du Chapter et à l’organisation des activités. Au besoin, il participera à des réunions de gestion programmées en dehors du cadre des réunions bimestrielles.

Tout Officer se devra d’être présent à minimum 2 réunions hebdomadaires au Club House par mois.

Tout Officer tiendra le Comité informé des devoirs exécutés dans le cadre de sa fonction telle que décrite dans la Charte du HOG, et signalera immédiatement au Comité les difficultés diverses qu’il pourrait à remplir, les devoirs qui lui incombent et ce afin que le Comité puisse s’organiser pour lui apporter l’assistance nécessaire, voire assumer entièrement la tâche jusqu’à ce que la situation puisse revenir à la normale.

Le Comité s’engage à mettre tout en œuvre pour assurer une sérénité suffisante au bon déroulement de toutes les réunions, et pour garantir le respect des personnes.

9. Désignation aux différents postes du comité

a) Conditions pour accéder à une fonction

Être proposé par le concessionnaire et les membres du Comité.
Être en ordre d’adhésion au HOG et au Chapter.
Être membre effectif ou associé depuis minimum 2 ans et porter les « Full Patches ».

b) Il est rappelé aux candidats qu’en acceptant une fonction, ils s’engagent à participer aux réunions bimensuelles préparatoires aux réunions des membres, à des réunions extraordinaires en fonction des nécessités, ainsi qu’à des réunions nationales ou internationales organisées par le HOG. Il leur est également rappelé qu’ils assumeront toujours bénévolement leur mission d’Officer.

10. Officers intérimaires

Si un poste d’Officer se retrouve vacant (par exemple, suite à la démission d’un Officer), le Comité pourra nommer un membre du Chapter à ce poste ou attribuer celui-ci à un autre Officer. Les Officers intérimaires ainsi nommés auront les mêmes droits et obligations que l’Officer qu’ils remplacent.

11. Démission

Les membres démissionnaires pour raisons familiales, financières ou de santé, pourront réintégrer le Chapter dès que leur situation le leur permettra. Leur réintégration au sein du Chapter sera toutefois soumise à l’approbation du Comité.

Lorsque le membre adhérent décidera de quitter le Chapter, les insignes lui seront remboursés s’il le désire à ½ prix, ils seront également libres de quitter à tout moment.

12. Commissions

Le Comité pourra être amené à mettre sur pied des commissions en vue d’étudier certaines situations et d’en faire rapport aux membres. Ces commissions pourront être composées de membres du Chapter ou de toute personne extérieure au Chapter dont l’expertise pourra être jugée nécessaire par le Comité. Le Comité fournira à la commission un mandat le plus clair et complet possible concernant ce qu’il attend d’elle.

13. Publications ( Courrier, site internet, facebook, fotki,…)

La participation aux activités du Chapter implique la publication possible de photos, articles et autres documents qui peuvent représenter les membres lors des évènements auxquels ils prennent part. Il ne pourra être fait opposition à ces publications de la part des membres que si celles-ci attentent à leur honneur ou aux bonnes mœurs.

Le site Internet du Chapter (www.brusselschapter.be) sera régulièrement mis à jour. Les membres sont libres d’apporter leur contribution à ce site par l’apport de photos, articles et divers, à remettre à l’Editeur ou au Webmaster. Une newsletter sera transmise régulièrement aux membres ne disposant pas d’un accès Internet.

Seules les photos des évènements organisés par le Chapter pourront être publiées sur les médias du Chapter (site, Facebook, …)

14. Biens du Chapter

Tous les biens appartenant au Chapter seront conservés à la concession ou au local du BCB. Tous les documents administratifs le seront dans une armoire fermée à clé. Certains Officers pourrontconserver chez eux, avec l’accord du Comité, certains biens nécessaires pour l’exercice de leur mission, et ce aussi longtemps que celle-ci le justifie (ex. : gilet fluo et signaux C3 des road-captain, drapeaux du Chapter en vue d’événement extérieur, etc.).

Tous les cadeaux et/ou dons offerts au Chapter resteront la propriété du Chapter en toute circonstances.

Les membres adhérents, démissionnaires ou révoqués ne peuvent prétendre à aucun droit sur les biens du Brussels Chapter Belgium, ni formuler aucune réclamation sur les sommes versées par eux à titre de cotisation.

15. Sécurité dans les déplacements

CHARTE SECURITAIRE DU BRUSSELS CHAPTER BELGIUM

Dans un Chapter :

On apprécie : l’ouverture d’esprit, l’humour, la solidarité, l’engagement, la courtoisie, le sens des responsabilités et les belles balades en Harley, avec des perpétuelles vannes et taquineries motardes. On exige que lors des sorties ou événements organisés, chaque participant respecte le Code de la Route, les autres usagers de la route, l’environnement et que les pilotes soient en état de rouler, l’alcool étant à proscrire lors de la conduite d’une moto.
On tolère moins le manque de respect, le comportement dangereux ou nuisible et les râleurs. L’objectif de cette charte sécuritaire est de favoriser l’entraide, le respect, la solidarité, l’échange d’expérience, la sécurité et la formation des usagers de deux roues tout en créant des événements (randonnées, rassemblements, soirées, voyages, …) permettant aux motards de se rencontrer en privilégiant des rencontres régulières de ses membres.
Dans certaines situations, il pourra être précisé par lel membres ayant la compétence (motards chevronnés, enseignants de la conduite, RC, HRC) ce que l’on entend par respect des autres usagers. L’un des objectifs du Comité, est de proposer une autre approche de la route ainsi que de donner des explications, des justifications afin de modifier les comportements, avant de demander à être mieux respecté par les autres usagers de la route et parallèlement aller à la rencontre des automobilistes, afin de leur démontrer que les motards ne sont pas tous dangereux.
Améliorer le partage de la route en faisant preuve d’abord de moins d’individualisme, ce qui fera inéluctablement diminuer les risques et amènera plus de sécurité et de respect pour l’ensemble du groupe.
Lors des balades en groupe, les consignes de sécurité internes sont à respecter, en plus du Code de la route et ce en rapport avec l’esprit du Chapter.
En cas d’infraction induisant une mise en danger ou de non-respect de la présente Charte, les membres du Comité se réservent le droit d’écarter des balades le motard afin de préserver la sécurité de l’ensemble du groupe.
En cas d’accident, la responsabilité du Brussels Chapter Belgium, ne pourra être engagée d’aucune façon. Les membres s’engagent notamment dans ce cadre, à ne pas poursuivre le concessionnaire, les membres du Comité Directeur et les membres du Bureau du Chapter, à la suite de dommages corporels ou matériels subis par eux, causés à des tiers ou à leurs biens respectifs.

REGLEMENT POUR LES BALADES ET ACTIVITES

Des sanctions seront prises à l’égard des pilotes dont le comportement routier est répréhensible (vitesse excessive, mauvaise trajectoire, mise en danger des autres, etc.)

Article 1 – Sécurité

Le port d’un casque homologué et d’une tenue conforme à la loi est obligatoire durant les balades, pour les pilotes comme pour les passagers.
Les pilotes devront, lors des balades, rester dignes et ne pas boire d’alcool au-dessus du taux prescrit par la loi ou ils ne prendront pas le départ.
En cas d’accident, abandon, panne ou toute autre difficulté rencontrée, les participants devront prendre les mesures nécessaires afin de garantir leur sécurité et celle des autres.
La sécurité routière doit être le souci principal de tous les participants.
Le Comité se réserve par ailleurs le droit d’exclure tout pilote n’ayant pas respecté le Code de la Route, mettant en danger les autres participants.

Article 2 – Assurances

Les dommages éventuels résultant d’incidents ou d’accidents pendant les balades, sur le trajet aller ou retour des balades, demeurent à charge des participants, voire de la compagnie auprès de laquelle ils sont souscrit leur contrat d’assurance.

Article 3 – Obligations

Respect du Code de la Route.
Connaissance de la moto et de son pilotage.

Article 4 – Consignes

S’agissant d’une balade en groupe, il est indispensable de respecter les distances de sécurité et les positions décalées.

Article 5 – Couverture médiatique – Droit à l’image

Les participants acceptent d’être filmés et photographiés. Ils consente à ce que les images obtenues soient diffusées sur les médias du Chapter (site Facebook, Fotki,…) sans contrepartie aucune (une censure peut être obtenue).
Les participants déclarent renoncer à tout droit à l’image, pour autant que celle-ci demeure à l’usage exclusif du site précité, référencié sur l’Internet, de la presse locale et télévisée.

Article 6 – Divers

Les frais occasionnés par la participation ou au cours de la participation aux balades (carburant, pièces mécaniques, d’entretien ou de réparation) demeurent à la charge exclusive des participants.

Article 7 – Acceptation du règlement

La participation à une balade du Brussels Chapter Belgium, entraîne pour chaque concurrent, pilote ou passager, l’acceptation entière et sans réserve du présent règlement.

Article 8 – Recours

Les participants, pilotes ou passagers, renoncent à tout recours contre le Chapter organisateur de l’évènement.

16. Amendements

Le Comité pourra modifier le présent Règlement d’Ordre Intérieur à tout moment en fonction des développements et des besoins du Chapter, ou en cas de non-conformité avec les lois européennes, nationales ou locales. Toute modification au Règlement d’Ordre Intérieur devra être approuvée par le Sponsoring Dealer. En cas de modification d’un article, une copie de l’article modifié sera transmise à chacun des membres.

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